Описание
Ассоциация инновационного развития АПК Томской области (АИР АПК ТО) обратилась в компанию Первый Бит с задачей автоматизации процесса формирования, доведения и мониторинга кассовых планов, унифицированных форм до получателей государственной поддержки по направлениям сельскохозяйственного производства и развития сельских территорий. Ранее работа по распределению средств государственной поддержки занимала большое количество времени. В данных могли появляться ошибки, которые выявлялись на последних этапах и требовали переработки документации. Точность и достоверность данных при формировании, обмене и распределении межбюджетных трансфертов является неотъемлемым и критичным условием использования средств государственного бюджета. К тому же бюджетный процесс занимал у сотрудников основное рабочее время и не оставалось времена на решение дополнительных текущих и стратегических задач. Поэтому руководство АИР АПК ТО решили автоматизировать вышеуказанные процессы.
На момент обращения в Первый Бит клиент уже работал в программе 1С:Документооборот и вел в ней делопроизводство и внутренний документооборот. Однако процесс доведения, распределения и сбора информации о межбюджетных трансфертах производился в разрозненных системах на базе MS Office и без использования ЭЦП — что приводило к необходимости подписания и переподписания кассовых планов, бюджетной росписи и извещений на бумажном носителе, т.к. администрации сельских поселений находятся удаленно от административного центра, процесс сбора подписей и передачи документов увеличивал срок бюджетного процесса. Такая процедура могла занимать до 20 рабочих дней. Также большим ограничением было то, что изменения форма межбюджетных трансфертов не учитывали версионность — не было обоснования и истории изменений документов межбюджетных трансфертов.
Для решения этих задач командой томского офиса компании «Первый Бит» было предложено использовать программу 1С:Документооборот, который уже был в АИР АПК ТО. Для этого требовалось настроить и доработать программу под бизнес-процесс клиента:
- Разработать и унифицировать формы ввода данных для формирования кассовых планов на базе программного продукта 1С:Документооборот. До этого в каждой администрации сел эти документы велись со своими особенностями.
- Разработать и унифицировать форму извещения участниками межбюджетных трансфертов на базе программного продукта 1С:Документооборот.
- Разработать дополнительные справочники в системе и инструменты работы с ними.
- Реализовать доработку форм представления списков кассовых планов, бюджетных росписей, извещений с возможностью поиска и фильтрации.
- Описать механизм формирования кассовых планов, бюджетных росписей и извещений в формате .pdf
- Реализовать подписание форм межбюджетных трансфертов с использованием ЭЦП.
- Реализовать формирование сводной и консолидированной отчетности по доведенным унифицированным формам.
- Реализовать механизм хранения кассовых планов, бюджетных подписей и извещений в системе.
- Изменить и автоматизировать существующую схему формирования форм уведомлений с учетом формируемых кассовых планов.
Общими требованиями к создаваемым и дорабатываемым компонентам и модулям были:
- приоритетное использование стандартных компонентов, модулей и справочников программного продукта «1С:Документооборот»;
- приоритетное сохранение возможности стандартного обновления конфигураций 1С;
- не должно быть ограничений на дальнейшую доработку с привлечением любых Исполнителей, обладающих соответствующими компетенциями.
Проект адаптации 1С:Документооборот был разбит на 3 основных этапа.
Целью первого этапа стало написание подробного технического задания на доработку системы. Специалисты Первого Бита собрали требования и данные о текущем бизнес-процессе формирования кассовых планов и бюджетных росписей, такие как: примеры форм бюджетных документов, порядок визирования, согласования и утверждения, требования к структуре справочников НСИ. Провели интервьюирование ответственных и ключевых пользователей. На основании собранных данных аналитик проекта сформировал техническое задание, являющееся источником требований и неотъемлемым приложением к договору.
Далее перешли непосредственно к разработке. Аналитик и программист 1С Первого Бита производили реализацию доработок в соответствии с техническим заданием и планом-графиком проекта.
Заключительным этапом заказчик должен был протестировать функциональность всех доработок в 1С:Документооборот в рамках бизнес-процесса доведения и распределения средств господдержки. Однако в ходе проекта руководитель проекта со стороны заказчика сменился. Сотрудники Первого Бита провели ряд консультаций с подробным описанием доработок, бизнес-процессов формирования кассовых планов, бюджетных росписей и справочников НСИ (целевых статей, КОСГУ и пр.) для нового сотрудника, чтобы он мог не только протестировать возможности программы, а сразу начать работать по бизнес-процессам Ассоциации.
Директор АИР АПК Томской области
