Описание
Для ведения учета компания использовала типовую конфигурацию «1С:Бухгалтерия предприятия 8». С ростом масштаба деятельности типовой функционал перестал покрывать отраслевые задачи строительного бизнеса.
Ключевые ограничения:
- отсутствовал отраслевой функционал: не поддерживались формы КС-2, КС-3, учет гарантийных удержаний, расчет выручки по ПБУ 2/2008;
- материальный учет существовал отдельно от бухгалтерского: закупки, движение по складу и списание материалов на объекты не были связаны в единую цепочку, что усложняло контроль затрат и влияло на оперативный расчет себестоимости;
- финансовые процессы оставались на ручном управлении. Согласование заявок на оплату происходило через почту, а получение управленческой отчетности требовало значительных временных затрат;
- плановые показатели и прогноз движения денежных средств формировались в разрозненных Excel-файлах.
Для решения проблемы компания обратилась в «Первый Бит» - за опытом автоматизации отраслевых бизнес-процессов и финансового учёта в строительных компаниях. Офис «Новосибирск Маяковский» уже вёл аналогичные проекты у девелоперов. В рамках предпроектных консультаций обе стороны пришли к выводу, что заказчик обладает достаточными внутренними ресурсами для самостоятельного внедрения системы.
Для этого команда Первого Бита провела серию интервью с руководством компании, главным бухгалтером и представителями производственно-технического отдела. Это позволило детально разобрать текущие бизнес-процессы: от формирования закрывающих документов до согласования платежей и учета материалов на объектах.
Дополнительно провели анализ существующей управленческой отчетности и схем документооборота. Особое внимание уделили связке между закупками, складом и строительными объектами, а также процессам финансового планирования.
Для демонстрации целевой архитектуры заказчику показали возможности решений БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО и БИТ.ФИНАНС на тестовой базе с примерами, максимально приближенными к реальным задачам компании.
В качестве целевой системы была выбрана связка решений БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО (Основная поставка; Снабжение и Склад; Спецодежда и Спецоснастка) и БИТ.ФИНАНС на платформе 1С и сформирована концепция единой информационной системы. Она охватила 5 ключевых контуров управления.
Строительный учет и закрывающие документы
До проекта формы КС-2, КС-3, М-29 и КС-6а не формировались в системе – часть документов и расчётов велась вручную или в Excel. Теперь документы формируются прямо в системе, ведётся учёт гарантийных удержаний и авансов, выручка считается по мере готовности, а затраты детализируются по объектам, этапам и видам работ.
Материально-техническое снабжение и склад
Закупки, склад и списание материалов не были связаны с бухгалтерским и управленческим учетом. Контроль лимитов отсутствовал. Мы выстроили единую цепочку «план закупок → склад → списание на объект» с контролем лимитов.
Бюджетирование
Плановые показатели собирались в разрозненных Excel-файлах, корректировки требовали ручного пересчета. Теперь бюджеты формируются в единой системе и оперативно корректируются. Поддерживается многосценарное планирование по статьям оборотов и ЦФО.
Казначейство и платежный календарь
Заявки на оплату согласовывались через почту, прогноз движения денежных средств формировался в Excel, кассовые разрывы выявлялись постфактум. Теперь заявки проходят маршрутизацию в системе, а платёжный календарь формируется на основании плановых и фактических данных.
План-фактный анализ в разрезе объектов
Управленческая отчётность формировалась вручную, отклонения по бюджету определялись постфактум. Теперь фактические данные автоматически поступают в систему – руководители анализируют исполнение бюджета и отклонения по объектам, ЦФО и статьям затрат.
В ходе внедрения дополнительно проработали следующие задачи:
- интеграция модулей: обеспечение единой аналитики (объекты строительства, статьи затрат, ЦФО) между подсистемами «Подрядчик», «Снабжение и склад» и «БИТ.ФИНАНС» для сквозного контроля от заявки на материалы до списания в производство и оплаты;
- настройка прав доступа на уровне записей (RLS) для разграничения видимости данных по объектам строительства и ЦФО между сотрудниками;
- корректировка учетной политики в части учета НЗП и распределения косвенных расходов в соответствии с требованиями ПБУ 2/2008.
На следующих этапах запланировано развитие складского учета с использованием мобильных решений, автоматизация учета спецодежды и развитие регулярной управленческой отчетности.
После завершения текущих работ предполагается переход на модель постоянного сопровождения для поддержки и развития системы в соответствии с ростом бизнеса.
